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Para ajudar você a eliminar as principais causas dos atrasos nas entregas, separei algumas dicas a seguir. Confira!

Certifique-se de que as informações fornecidas por Vendas estão corretas

Informações falhas fornecidas pelo setor de Vendas causam retrabalhos e perda de tempo em Projetos e Produção. Se esse problema existe na sua empresa, você deve exigir que os colaboradores de Vendas confiram as especificações dos produtos a serem entregues antes de sua divulgação.

Um incentivo para a redução desses problemas é o estabelecimento da meta de zero falhas de informação. Mensalmente, colete a quantidade de informações falhas que causaram os retrabalhos e discuta esse indicador com os responsáveis por Vendas.

Controle os prazos de entrega

A melhor maneira de controlar os prazos de entrega é fazer uma lista detalhada com todos os envios que precisam ser feitos em um determinado período. Para isso, você pode utilizar a lista de pedidos. A principal meta aqui é não ter atrasos e garantir a satisfação dos clientes.

Descubra se sua capacidade produtiva é suficiente para atender aos prazos

Os atrasos podem acontecer devido à insuficiência ou ao mau controle da sua capacidade produtiva. Por isso, é importante transformar sua lista de entregas em um cronograma. O primeiro passo é adicionar a informação de quantos dias úteis são precisos para fabricar cada produto e deixá-lo pronto para ser entregue (tempo de fabricação).

Depois, é necessário calcular a data de início de produção, partindo da data de entrega e subtraindo dele o tempo de fabricação. Observe a tabela abaixo:

Para um produto que leva 7 dias úteis para ser fabricado e sua data de entrega é no dia 14, que é uma quinta-feira (indicado com X), a data de início da produção deve ser no dia 5, que é uma terça-feira (indicado por i).

Faça isso para todos os produtos. Ao ligar a data de início com a data de entrega, você terá uma visão gráfica do tempo de utilização da capacidade produtiva. Assim, você consegue verificar se ela será suficiente ou está bem distribuída. Para que você entenda melhor o que quero dizer, dou um outro exemplo. Veja só:

Você tem um produto B que leva 4 dias para ser produzido e precisa de 3 operadores trabalhando nele. Se você tiver que entregar 3 desses produtos no mesmo dia, mas tiver somente 7 operadores habilitados a trabalhar neles, somente 2 desses produtos serão produzidos até a data de entrega. A entrega do terceiro produto B será atrasada pela falta de mão de obra.

Ajuste os prazos à sua capacidade produtiva

Com o cronograma completo, a primeira ação a ser tomada é o remanejamento das datas, encontrando brechas que possam evitar atrasos. Por exemplo, você poderá “mover” a produção de um dos produtos B para a semana anterior. Mas pode ser que você ainda não consiga eliminar todos os atrasos. Então, o que fazer?

Ao identificar esses atrasos com antecedência, você pode adotar uma atitude extremamente elegante do ponto de vista profissional, que é a negociação antecipada de novas datas de entrega com os clientes. Ligue para seus clientes antes de receber reclamações e diga que haverá atrasos de entrega e gostaria de negociar novos prazos.

Se as negociações forem bem-sucedidas, você não terá atrasos, já que estabeleceu novas datas de entrega. Além disso, você evita aumentos nos seus custos fixos. Porém, se os clientes não aceitarem novas datas, você pode utilizar horas extras para aumentar momentaneamente sua capacidade produtiva.

Caso suas vendas estejam aumentando continuamente e por isso você não esteja conseguindo atender aos prazos, será preciso uma solução mais definitiva, como a contratação e treinamento de mais pessoas. Quando terminar os remanejamentos, você terá elaborado um programa de produção.

Não deixe que faltem materiais

Mantenha um bom controle sobre seus estoques e verifique antecipadamente o que faltará para atender ao programa de produção. A compra dos materiais faltantes deverá ser executada para atender às datas de início de produção estabelecidas.

Não deixe que faltem informações e evite interrupções

Toda a documentação e as instruções para a produção devem estar disponíveis no tempo certo para atender à programação. Se houver problemas com essa informação, adote o mesmo critério de melhorias, já descrito para as informações de Vendas. Interrupções no atendimento a pedidos urgentes ou modificações de última hora causam desperdício de tempo.

Se essas interrupções forem realmente necessárias, evite realizá-las de forma desorganizada, pois essa é uma das causas “invisíveis” dos atrasos de entrega. Reveja o programa de produção e faça os ajustes necessários para que você não perca o controle da programação. Não deixe de utilizar o programa de produção para organizar a emissão das Notas Fiscais e a expedição dos produtos.

Aumente a comunicação

A falta de comunicação faz com que o sincronismo necessário entre os diferentes setores da empresa se perca. Para resolver isso, incorpore uma saudável reunião matinal ao dia a dia, com a participação de representantes de Vendas, Projetos, Produção, Compras, Almoxarifado, Planejamento, Faturamento, Expedição e Financeiro. O assunto é somente um: a programação será atendida?

Os problemas devem ser relatados de forma bastante resumida e objetiva. Nesse momento, o responsável pela solução não deve apresentar desculpas ou argumentos para o ocorrido, para que essa reunião possa ser realizada em menos de 15 minutos. Dessa forma, todos saberão rapidamente o que está acontecendo e a reunião não será uma desculpa para atrasos.

Os problemas relatados que afetam a programação devem ser verificados logo após o término da reunião, com a participação de todos os envolvidos diretamente. Se for preciso, volte a remanejar o programa e a negociar novos prazos de entrega com os clientes. Alguns exemplos dos problemas que podem ser relatados:

- faltam especificações de vendas;

- o projeto está com problemas;

- o fornecedor atrasará a entrega;

- não encontramos a peça no almoxarifado;

- não temos dinheiro para realizar compras;

- as peças foram produzidas com defeito;

- entraram pedidos urgentes;

- a máquina “pifou” e será consertada em uma semana.

Organize-se e antecipe-se para ser considerado um fornecedor confiável!

Espero que essas dicas o ajudem a resolver os atrasos em suas entregas. Mas, se você precisar, estamos à disposição para ajudá-lo! Contate-nos para conversarmos sobre seus problemas. Solicite nossa visita, sem custos para você, preenchendo o formulário aqui.

A EGGON, desde sua fundação em 2004, já ajudou mais de 150 micro, pequenas, médias e grandes empresas no estado de São Paulo, a melhorarem a sua competitividade e rentabilidade em curto espaço de tempo. Somos comprometidos com os resultados de curto e longo prazos e trabalhamos junto com você na aplicação prática de cada solução, buscando, simultaneamente, melhorar sua qualidade de vida profissional e pessoal e garantir segurança para a expansão dos seus negócios. Um de nossos diferenciais é a transmissão de todo conhecimento necessário aos gestores e colaboradores, para que não se crie a dependência de nosso contínuo apoio e presença. Nossa atuação é ampla, abrangendo assuntos como Redução de custos, Eliminação de atrasos de entrega, Planejamento de materiais e produção, Melhoria dos controles financeiros, Formação de preços e cálculo de custos, Gestão de Vendas, Controle de projetos, Implantação de operações fabris, Correções de dificuldades de operação com o ERP, Redução de defeitos e desperdícios, Aumento de produtividade e Implantação de 5S, ISO9001 e ISO14001.