Ações indispensáveis para que sua empresa volte a dar lucro e se proteja de fraudes

 

 

 

Por que minha empresa não dá lucro?

 

Você não precisa ser especialista em contabilidade, finanças ou economia para encontrar essa resposta. Vamos partir de três hipóteses sobre o que pode estar acontecendo:

 

1. Sua empresa não está rentável e você não sabe disso.
2. A gestão do dinheiro não é adequada.
3. Alguém está gastando por você.

 

 

Como verificar a rentabilidade?

 

Teorias e técnicas complexas não são necessárias para analisar o que está acontecendo. Basta utilizar a seguinte equação:

 

Lucro = Faturamento – Custos Variáveis – Custos Fixos

 

Faturamento é a soma dos valores das Notas Fiscais emitidas para seus clientes. Para apurar o faturamento do mês, some as Notas Fiscais emitidas nesse período.

 

Custos variáveis têm essa denominação porque variam proporcionalmente ao volume de vendas realizadas, como a aquisição dos materiais utilizados no produto fabricado, a compra de produtos revendidos, o uso de serviços de terceiros, o pagamento das comissões de vendas, o recolhimento de impostos sobre as vendas e os gastos com os fretes.

 

Custos fixos são aqueles que a empresa tem vendendo ou não. Nessa categoria, encaixam-se os gastos com aluguel e impostos prediais, energia elétrica, investimentos na empresa, salários, encargos, seguro saúde, participação em feiras e exposições, taxas bancárias e juros de empréstimos.

 

Nota: não fique em dúvida com relação à classificação dos salários. Eles serão custos fixos se você tem colaboradores fixo, que são pagos mensalmente, independentemente de sua empresa ter realizado vendas. Eles serão custos variáveis se você tiver colaboradores que não são fixos, isto é, eles só aparecem na empresa quando for preciso fabricar um produto e recebem somente pelas horas que trabalharam efetivamente.

 

Se você não recebe essas informações do seu contador ou, como acontece em alguns casos, você não confia nas DREs (Demonstrações de Resultados do Exercício), não tem problema! Basta você pegar um caderno ou uma planilha eletrônica e anotar diariamente os valores das Notas Fiscais emitidas para seus clientes, das Notas Fiscais ou boletos recebidos dos seus fornecedores, das guias de pagamentos de tributos, da folha de pagamentos, das taxas e juros que o seu banco desconta da sua conta corrente... Enfim, anotar tudo o que é cobrado de você e tudo o que você cobra de seus clientes.

 

Com os dados acumulados de, no mínimo, seis meses, você já terá uma base adequada para fazer análises.

 

Nota: o conjunto de empréstimos tomados e o pagamento de parcelas desses empréstimos não fazem parte desse conjunto de dados. Somente o pagamento dos juros correspondentes entra como Custos Fixos. Falaremos disso mais adiante.

 

 

Se o resultado da equação for negativo, sua empresa não está rentável

 

Para positivar o resultado, será preciso pensar no aumento do faturamento, com ações como:

 

• Revisão dos produtos, para que tenham maior preferência de compra pelos clientes;
• Aumento da área de atuação das vendas ou prospecção de novos clientes;
• Melhoria do planejamento da produção, para eliminar atrasos nas entregas.

 

Simultaneamente, é preciso analisar a redução de despesas, como:

 

• Custos dos materiais utilizados, renegociando preços com os fornecedores;
• Valor dos fretes, com um melhor planejamento das rotas de entrega;
• Custo da mão de obra e das despesas operacionais, melhorando os processos e a estrutura organizacional.

 

Analise friamente os dados e a real possibilidade de reverter situações negativas. Se isso não for possível, talvez esteja na hora de repensar seus negócios.

 

 

A empresa é rentável, mas não sobra dinheiro

 

Se o resultado da equação é positivo (a empresa é economicamente rentável), mas, na prática, não sobra dinheiro para pagar as contas e não se sabe para onde foi o lucro, você tem problemas com a gestão do dinheiro.

 

Essa situação é mais comum do que se imagina. É preciso atenção na gestão do fluxo de caixa, que é o controle sobre a utilização de todo o dinheiro que efetivamente entra na empresa e de todo o dinheiro que sai dela, independentemente de a movimentação do dinheiro passar por contas bancárias ou ser movimentado em espécie.

 

 

Controle do fluxo de caixa

 

O fluxo de caixa é representado por outra equação simples:

 

Saldo de caixa = entradas - saídas

 

Entradas de caixa correspondem aos recebimentos à vista ou aos parcelamentos dos faturamentos efetuados (atividades operacionais). O dinheiro proveniente de atividades não operacionais também pode entrar no caixa, como de empréstimos tomados, do uso do cheque especial, dos investimentos feitos pelos sócios, da venda de ativos, de indenizações de seguros e outros. Enfim, aqui nesse controle, você anotará todas as entradas de dinheiro, independentemente de sua origem operacional ou não operacional.

 

Saídas de caixa são os pagamentos feitos à vista ou parceladamente aos fornecedores em geral (custos variáveis e fixos), pela devolução de empréstimos, de impostos, de taxas, de juros, de dívidas e outros. Aqui você registrará todas as saídas de dinheiro da empresa, para quaisquer fins, operacionais ou não operacionais.

 

Estabeleça o controle do caixa anotando diariamente as entradas e as saídas. Ao analisar esses dados, os “problemas invisíveis” serão revelados, como:

 

• As atividades não operacionais movimentam mais dinheiro do que as operacionais.
• Você não consegue gerenciar a defasagem entre pagamentos e recebimentos. Geralmente, para que você entregue e passe a receber pelo produto vendido, você desembolsa dinheiro antecipadamente com materiais e mão de obra ao materializar o produto. Se um capital suficiente não foi previsto, haverá o desequilíbrio negativo do fluxo de caixa. Desse modo, será preciso tomar empréstimos, usar o cheque especial ou descontar duplicatas em grandes volumes, o que consumirá parte significativa das futuras entradas com o pagamento de juros.
• Ao faltar dinheiro em determinado período, simplesmente se deixa de pagar suas obrigações em dia, criando uma massa de dívidas, sem que haja um plano para sua quitação, o que pode agravar consideravelmente o desequilíbrio negativo.
• Você está comprando materiais em excesso, aumentando desnecessariamente as saídas, porque está pagando por materiais que poderiam ser comprados mais tarde e que ficarão imobilizados por longo período, sem gerar entradas de caixa.

 

 

Alguém está gastando por você?

 

Essa pergunta está relacionada aos relatos de alguns clientes da EGGON (felizmente, poucos): “a minha empresa está com problemas financeiros, porque fulano de tal, em quem eu confiava muito, desfalcou a empresa”.

 

A única forma de reprimir essas ações perversas, que destroem todo trabalho duro de muitos anos, é realizar as análises que citei anteriormente, pois você detectará irregularidades facilmente. Se alguém tinha a intenção de praticar algo contra a empresa, certamente desistirá ao saber que há uma fiscalização regular sendo feita.

  

Espero que essas dicas o ajudem a encontrar o caminho do lucro. Mas, se você precisar, estamos à disposição para ajudá-lo! Contate-nos para conversarmos sobre seus problemas. Solicite nossa visita, sem custos para você, preenchendo o formulário aqui. 

 

 

 

 

A EGGON, desde sua fundação em 2004, já ajudou mais de 150 micro, pequenas, médias e grandes empresas no estado de São Paulo, a melhorarem a sua competitividade e rentabilidade em curto espaço de tempo. Somos comprometidos com os resultados de curto e longo prazos e trabalhamos junto com você na aplicação prática de cada solução, buscando, simultaneamente, melhorar sua qualidade de vida profissional e pessoal e garantir segurança para a expansão dos seus negócios. Um de nossos diferenciais é a transmissão de todo conhecimento necessário aos gestores e colaboradores, para que não se crie a dependência de nosso contínuo apoio e presença. Nossa atuação é ampla, abrangendo assuntos como Redução de custos, Eliminação de atrasos de entrega, Planejamento de materiais e produção, Melhoria dos controles financeiros, Formação de preços e cálculo de custos, Gestão de Vendas, Controle de projetos, Implantação de operações fabris, Correções de dificuldades de operação com o ERP, Redução de defeitos e desperdícios, Aumento de produtividade e Implantação de 5S, ISO9001 e ISO14001.