Não erre por falta de planejamento

 

 

 

 

Você terá problemas com custos, prazos e qualidade se não planejar.

 

Qualquer atividade deve ser planejada, por mais simples que ela possa parecer.

 

Por exemplo, numa noite de domingo você quer fazer uma pizza calabresa. Liga o forno, para ele aquecer, e começa a procurar a receita da massa, a forma de pizza e os ingredientes. Isso tem tudo para dar errado, não é?

 

Se você quiser reduzir erros, aprenda a planejar.

 

De cara, você precisa coletar as informações sobre o assunto, utilizando a técnica dos 5 W e 2 H:

O que significa 5 W e 2 H? São as iniciais das seguintes perguntas, em inglês: What (O que? /Qual?), Why (Por quê?), When (Quando?), Where (Onde?), Who (Quem?), How (Como?) e How many/much (Quantos ou por qual custo?).

 

O que eu quero fazer? Uma pizza de calabresa. Qual a finalidade disso? Me alimentar. Qual prazo devo cumprir? Deve ficar pronto até as 21:00h. Onde será feita? Na cozinha. Quem irá fazer? Eu. Já tenho uma receita e o equipamento? Sim, apenas preciso pegar a receita na gaveta. Tenho a forma e o forno está funcionando. Só não sei se tenho os ingredientes. Quantas pizzas devo fazer? Uma. Tenho um custo definido? Deve ficar por volta de R$ 30,00.

 

Se você não se fez essas perguntas com certa antecipação, provavelmente algo vai dar errado. Felizmente, você ainda conta com um plano B, embora ele seja mais caro: disk pizza!

 

O planejamento é essencial, não importa se é para sua pizza ou para a construção de uma estação espacial.

 

Com as perguntas acima, além de identificar a finalidade do processo e o prazo desejado, você identificará os 5 M que precisam ser atendidos. Mais siglas? Sim, mas assim é mais fácil de memorizar que todo processo tem 5 M: Mão de Obra (Quem irá fazer), Material (O que será usado), Máquina (Quais equipamentos ou ferramentas serão necessárias), Método (Como será a execução) e Meio (onde o trabalho será feito e se será adequado).

Daí você pode planejar, alocando todas as atividades do processo num cronograma, para determinar quando cada atividade deve ser iniciada, para atendimento ao prazo final.

 

Ao obter uma visão geral da situação, você identificará antecipadamente problemas que poderão ocorrer e que,  geralmente, estão realacionados à falta dos 5M, como mão de obra insuficiente ou não qualificada, material não disponível no tempo certo ou com problemas de qualidade, máquinas insuficientes ou que apresentam constantes falhas, instruções e projetos não disponibilizados no tempo certo ou locais e infraestruturas inadequados.

 

Também antecipadamente, você poderá discutir soluções para as deficiências identificadas. Faltas que não puderem ser supridas totalmente deverão gerar revisões do planejamento original. Por exemplo, se não for possível contratar mais pessoas o prazo para a execução das atividades poderá se alongar, provocando atrasos. Isso é ruim? Não necessariamente, porque se você conseguir identificar previamente a ocorrência de atrasos, poderá negociá-los, também previamente, com seus clientes.

 

Após tudo ser revisto e decidido, você precisará acompanhar a execução das atividades, para saber se tudo está andando conforme o planejado, pois há uma infinidade de variáveis que não estão sob total controle e podem ocorrer, como um dor de barriga geral no pessoal por causa da comida, a fábrica de um fornecedor que pegou fogo ou uma máquina que falhou precocemente. Se você estiver atento, poderá resolver os problemas o quanto antes.

 

Pois é, as coisas não dão certo por si só. Sempre é preciso dar uma boa ajudinha.

 

  

Espero que essas dicas o ajudem a controlar e alcançar os resultados desejados. Mas, se você precisar, estamos à disposição para ajudá-lo! Contate-nos para conversarmos sobre seus problemas. Solicite nossa visita, sem custos para você, preenchendo o formulário aqui. 

 

 

 

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